任务管理权威指南

有没有想过地球上最有权势的人是如何完成很多事情?

像比尔·盖茨和埃隆·马斯克这样的人在生活中取得巨大成功并非偶然。他们把每天的每一个小时都安排好了，这样他们就能高效地完成自己的目标。

这种思维方式是任务管理的关键。毕竟，每个人每天的时间都是一样多的，但你如何安排这些时间决定了你实际完成了多少。

我们安排工作日的方式归根结底是策略。有些人会坚持待办事项列表，而企业可能会发现使用它更有用任务管理工具安排他们的日历。事实上，使用任务管理等技术的公司花费少了28倍的钱而不是那些没有真正的计划或策略就试图交付项目的人。

在这篇文章中，我们将深入探讨:

什么是任务管理?
为什么你应该开始考虑任务管理
管理任务的三种不同方法
使用任务管理工具的优点
如何选择合适的任务管理工具

让我们组织️

健壮的任务管理软件

在每个项目中计划、跟踪和监控任务的各个方面，或者将它们进一步分解为子任务。

通过团队合作跟踪任务必威登录页面

什么是任务管理?

任务管理是对每个任务进行计划和管理，使用细节和截止日期按时交付项目。

任务管理并不像听起来那么复杂。这只是一种奇特的方式，从你把任务放入日程表直到任务完成的那一刻起，计划如何处理任务。我们谈论的是设定最后期限，与团队成员合作，以及创建项目时间表这会让你和你的团队尽可能高效。

当它做得很好的时候，任务管理允许你:

管理你的工作量:看看你的日历上有什么安排你需要优先考虑哪些项目以及即将到来的最后期限
提高生产率:当每一项任务都有条理时，你就会确切地知道你需要做什么，需要完成什么。每个任务的所有信息都在一个地方
创建协作渠道:任务管理就是团队管理。你的团队将更好地了解谁在做什么，以及你希望他们何时合作完成任务以更快地完成任务
提高时间效率:任务管理消除了浪费的思考时间，而不是决定你下一步应该做什么任务或什么更紧急。你总是知道你应该做什么。

令人困惑的是，许多企业仍然没有适当的流程来组织和完成管道中的任务。PMI 2017年全球项目管理调查betway网址37%的高管承认，项目失败的最大原因是在实施战略时缺乏明确的目标和纪律。

换句话说，就是计划不够好。

为什么你应该开始考虑任务管理

有没有想过像微软这样的团队是如何一直发布新产品和新功能的?

他们的3000人开发团队非常细致，每三周就能发布每个项目的全新版本，这并非偶然。他们的任务管理得细致入微。每个人都知道需要做什么，谁来做，什么时候需要完成任务。

你看，任务管理只是整个谜题的一部分betway网址．MetaLab项目经理Kyria Brown将计划、完成和交付项目比作驾驶飞机。

“在最基本的层面上，一个项目经理的她说:“我们的职责是确保事情顺利进行，这样飞行员和机组人员就可以做他们最擅长的事情，而乘客也会感到安全，因为他们不会从天上掉下来或在飞行途中坠毁。”

“我们都不能成为优秀的飞行员，就像我们不能成为优秀的设计师或开发人员一样，但作为项目经理，我们可以成为他们成功的牧羊人，并通过他们实现我们的创造性梦想。”

然而,成功着陆这个平面突出了任务管理的好处。任务管理不仅可以帮助你从10000英尺的高度看到团队中每个人在做什么，还可以让你更好地了解他们的能力以及他们优先处理的任务。

好消息是，任务管理并不完全是火箭科学。从表面上看，它包括三个简单的步骤:

步骤# 1。创建任务:第一步是展开项目并创建单独的任务来交付它。一旦你知道了这些任务是什么，你就可以通过创建可交付成果和设置最后期限来把它们变成可执行的项目

步骤# 2。组织和优先次序:想想你在项目过程中可能遇到的每一个障碍。团队疾病会使某些任务脱轨吗?你的团队有能力完成这些任务吗?根据团队成员的空闲时间来安排任务

第三步。监控和更新:这就是任务管理真正发挥作用的地方。项目启动后，您可以使用任务管理来监控每个任务并实时更改内容。如果一个团队成员落后了，你可以重新分配任务给另一个团队成员，或者改变任务，让最重要的先完成。

然而，实际管理任务的最佳方式仍然存在争议。

管理任务的三种不同方法

我们知道你以前听过，但它需要重复一遍不做计划就是计划失败。

很明显，任务管理是交付一个成功项目的关键部分，但由您来决定哪种方法最适合您的团队。管理任务最常用的方法可以分为三个不同的类别:

✍️手册:任务清单，有人知道吗?

电子:电子表格/应用程序

在线:基于云的任务管理工具

事实是，如果你没有办法管理你的任务，准时完成每件事将是一个艰难的攀登。这里有一些方法可以把一堆任务变成一个有组织的时间表。

1.写一个老派的待办事项清单

啊，待办事项清单。

这是管理任务最简单的方法，好消息是你只需要一支笔和一张纸就可以创建一个。如果你的任务列表这种方法相当简单或直接，可能足以让你安排你的日程。

简单地写下你需要完成的每一项任务，加上最后期限，完成后就打勾。

如果你喜欢在待办事项列表上计划任务的想法，但你想用数字方式来做，你可以使用一个应用程序Todoist．在这款应用中，你可以创建任务，设定截止日期，无论你身在何处，都可以访问你的数字待办事项列表。

✅好消息:待办事项列表相当于任务管理中的“离网”。你不需要连接互联网，也不需要花钱购买应用程序来安排你的任务。

❌坏消息:任务清单是非常基本的，如果你要管理别人而不是你自己，这就不太理想了。

2.使用看板

看板是丰田公司在20世纪40年代开发的。在日语中，看板的意思是招牌——这正是这个任务管理系统的含义。

看板基本上是一个数字化的便利贴板，它们通常是这样的:

以这种方式管理任务可以帮助您可视化项目中的每个任务，并将它们分成列。例如，您可以使用列来表示项目工作流的各个阶段。在每一列中都有一个卡片，代表一个单独的任务。

假设你的团队正在做一个网站设计．为了完成这个项目，你的团队必须完成一些任务，比如选择字体、收集图片和搭建情绪板。使用像Teamwork这样的工具，你必威登录页面可以在看板上将这些任务组织成单独的列:

一旦项目启动，团队开始处理每个任务，他们将慢慢地沿着看板板进入已完成的列。必威登录页面团队协作的触发器还通过自动重新分配任务，并在任务从一列转移到下一列时更改截止日期，减少了手工管理工作。

然而，看板不仅仅是让你的任务有组织。它还可以帮助你发现瓶颈，并在没有达到最后期限时发出警报。如果任务过期了，您的团队将自动收到通知，您可以在整个项目脱轨之前快速解决问题。

✅好消息:看板是让你的团队将项目中的每个任务可视化的好方法。它让每个人都清楚地知道自己的工作量、截止日期以及项目的进展情况。

❌坏消息:对于大型、复杂的项目，看板可能会很忙，看起来势不可挡。

3.使用任务管理工具

一个任务管理工具对团队来说最简单的方法是什么管理多个项目在一次。

不仅每个团队成员都有自己的账户，他们还会有自己的时间表，任务列表，以及分配给他们的每项任务的截止日期。这是团队最简单的方法合作不用每周在计划会议上浪费几个小时就能完成项目。

你还可以在1万英尺的范围内查看管道中的每个项目。任务管理工具可以显示每个任务以及哪个团队成员正在执行这些任务，这样您就可以更好地估计未来项目的能力，还可以安排人们同时处理多个项目。

✅好消息:任务管理工具非常适合需要在项目上进行协作并根据能力计划任务的团队。

❌坏消息:这些工具可能比纸笔贵一点

使用任务管理工具的优点

当谈到在团队级别上管理任务时，这与管理购物清单有点不同。

管理任务的小型企业与拥有50个项目的公司有很大不同。即便如此，使用电子表格、白板和便利贴等方法管理任务可能会导致灾难。

没有人想在周一早上走进办公室发现这个。

投资于任务管理工具的最大吸引力在于，它通过认识到这一点来帮助成功地交付项目任务管理就是团队管理。

之前电信公司Strencom他们开始使用任务管理工具，试图通过使用电子邮件、电子表格和文档等传统工具交付数百个项目。

他们不仅努力按时交付所有项目，而且与客户的沟通也受到了影响。该公司的运营总监卡伦·巴克利(Colum Buckley)表示，公司已经到了用电子邮件和电子表格管理项目完全变成噩梦的地步。

因此，他们开始寻找一种任务管理工具，可以密切关注可交付成果、任务和截止日期，并让客户参与到这个过程中来。

公司投资了Teamwork。必威登录页面该工具不仅让他们实时了解他们的管道，而且还涉及到他们的客户，如果不需要项目经理的正式更新，他们就无法跟踪项目的进展。

结果呢?

斯特伦康的股票涨了两倍NPS这是一种衡量客户忠诚度的指标。

巴克利说:“我们不仅在更短的时间内完成了更多的项目，而且我们在准时交付和可靠性方面获得了声誉。”

“我们的项目交付现在是一个真正的增值，这对我们运营部门和业务中的每个人都有好处。”