有效的资源管理是任何成功业务的关键组成部分,但对交付客户工作的团队来说尤其重要。为什么?好吧,当你同时处理多个项目,并且有棘手的客户截止日期要完成时,有效的资源管理就成为你工作的核心。

想要获得团队透明度提高带来的好处,最大化效率,而且还能防止倦怠吗?首先要检查资源管理问题。

我们知道这可能会很困难——尤其是当你的资源或人员不足时——但是花时间组织、监控和优化你的团队中的流程将使你在现在和未来获得成功。

在这篇文章中,我们将深入探讨我们遇到的一些最普遍的资源管理问题,并为如何正面解决这些问题提供一些思路。

1.在多个项目之间平衡资必威最新版下载源

在理想的情况下,我们一次只做一个项目,能够把我们所有的时间和精力都奉献给那个项目。不幸的是,通常情况并非如此。现实情况是,面向客户的企业经常同时管理多个项目,必须将时间分配给不同的客户和项目。

说起来容易做起来难,对吧?

这里有一些方法,你可以优先考虑多个项目,而不会完全陷入困境。

安排项目优先级的小贴士:

  • 保持与团队中可用的不同技能水平、资格、能力和能力的同步。当你对你的资源有一个鸟瞰的视角时,你可以更容易地选择为不同的项目分配谁和什么。必威最新版下载

  • 根据整体的商业目标而不是短期的胜利来确定项目的优先级。当你理解了大局,把你的商业目标放在最前面和中心位置,就更容易确保你的优先级是清晰的。

  • 留出时间来确定那些最重要的、与你的商业目标一致的项目.一旦你知道了这些项目是什么以及需要投入多少时间,你就可以看看那些不那么紧迫的项目,并据此确定优先级。

  • 记住,特定项目之外的其他工作也会占用时间。时刻记住资源容量,并记住考虑到员工除了项目之外还有其他活动,如日常任务,如招聘新员工(如果他们是经理的话),回复内部邮件,等等。

  • 不要害怕说不.如果一个请求不符合你的团队的优先级,而你真的没有足够的带宽来完成它,那么简单地说“不”可以为你的团队节省很多压力和额外的工作。

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2.缺乏资源可见性

经常出现的一个常见资源管理问题是缺乏对资源容量的可见性。对于交付客户工作的团队来说,你的员工是你最大的资产,所以重要的是你要充分利用他们的潜力(而不是耗尽他们的精力)。

如果一个项目经理不能完全了解谁可以在一个项目中工作,谁的能力最大,他们就会在以最有效的方式分配任务时遇到问题。当你缺乏对资源的可见性时,这通常意味着你不知道你的团队把时间花在了哪里必威最新版下载,这可能是一个真正的问题。

能够快速了解每个客户正在进行的项目是非常重要的。如果没有资源可见性,就很难掌握跨里程碑的项目进展情况,以及资源应该如何以及放在哪里。必威最新版下载

需要更多的能见度?下面是一些你今天就可以使用的快速建议。

提高资源可见性的提示:

  • 建立一个单一的真相来源。您是否有太多的工具和太多的地方来查找信息?你并不孤单!关键是你的整个团队使用一个工具,这样你就有了一个真相的中心来源。每个人都应该在一个工具中记录他们花在项目上的所有时间——不要再追逐时间表。

  • 在你前进的过程中保持跟踪。相信我们,未来的你会感谢你的!通过准确记录不同项目需要多长时间完成,资源分配到哪里,您可以更容易地预测接下来会发生什么,以及为了完成工作您需要从团队中得到什么。必威最新版下载

  • 让你的团队上船。如果您想避免瓶颈,那么您的团队成员必须保持一致。确保他们定期更新和跟踪自己的时间,这样你就可以清楚地看到每个团队成员的可用性,这样你就可以适当地安排客户账户。

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3.设定不切实际的最后期限

设定不切实际的截止日期可能会在多个方面造成损害。这不仅会让你的队友感到压力山大,有赶截止日期的压力,还会导致项目不能以最高标准完成。在一天结束的时候,匆忙地完成一个项目从来都不是正确的前进方式。

为什么这些无法达到的截止日期总是被设定?它通常开始于规划过程的开始。例如,你可能会看一看日历,为工作的不同部分设定一些粗略的截止日期,但也许你忘记了为一轮又一轮的反馈和编辑留出时间。接下来你就会发现,你的项目已经偏离轨道数周了,这意味着你的团队需要投入额外的时间来完成工作。

管理你的团队的工作量,确保最后期限是现实的和可实现的,这不仅意味着你的企业将能够达到它设定的目标,也意味着员工将避免疲劳和压力。特别是在机构中,当工作量变得如此之大,以至于看不到隧道尽头的光时,精疲力竭是一个常见的问题。

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制定更现实的截止日期的建议:

  • 设定一个具体的期限之前实际的截止日期。每个人都喜欢在截止日期前完成任务。这是一种很好的方式,可以确保你的工作不仅能按时交付,而且能达到你为客户设定的标准。制定项目计划时,设定一个内部截止日期和一个外部截止日期。

  • 使用清单来确保所有的交付成果都被考虑在内。还记得我们之前分享的关于忘记及时烘焙反馈的例子吗?当您为不同的项目设置可重复的检查列表时,您可以很容易地为未来的工作复制它们,以确保您没有遗漏任何信息。创建一个万无一失的清单,列出所有的截止日期,并为你的下一个项目重复同样的过程。

  • 检查冲突的优先事项。花点时间看看大家还在做什么大项目,下一个项目是什么?在设定截止日期之前,考虑一下你所有的其他优先事项,包括内部的和外部的。

  • 安排与团队的签到时间。我们都知道,不管你多么努力地尝试,项目并不总是按照计划进行,瓶颈会慢慢出现。确保在每天或每周的会议上与你的团队进行沟通,并在截止日期到来时及时了解情况。

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4.沟通问题导致资源问题

如果你还没曾经经历过沟通失败。我们的手都放下了,对吧?无论是在个人生活中还是在工作中,我们都曾在某种程度上造成过沟通障碍。线路交叉,邮件丢失,随着越来越多的企业采用混合或完全远程的工作方式,沟通变得更加具有挑战性。在工作中减少面对面交流的情况下,确保你的沟通质量变得越来越重要。

工作场所的有效沟通很重要,原因有很多。这不仅能加强人际关系,还能减少犯错的空间。没有人愿意告诉客户,是内部沟通问题导致了项目的延迟,或者更糟的是,有人在关键的交付成果上完全失职。有效沟通的团队更有可能达成一致,在预算和时间内完成项目,为业务带来收入。

有很多方法可以让你的团队内部的沟通回到正轨。让我们来挖掘一些我们最喜欢的!

改善团队沟通的建议:

  • 投资项目管理软件。betway网址这确实是最好的起点。拥有一个中心工具可以让您管理从项目、任务、时间跟踪到预算、资源分配和利用的所有工作,确保您的团队始终处于同一页面上。

  • 和你的团队说清楚。沟通问题通常可以归结为信息沟通方式的不清晰。答案并不总是更频繁地沟通,可能只是更清楚地使用团队经常使用的工具进行沟通。

  • 记住传递信息的媒介。记住,每个人都有不同的沟通风格——团队也是如此而且你的客户。询问你的团队什么最适合他们,并坚持使用这些渠道。当你加入一个新客户时,确保你决定了你将如何沟通和何时沟通。

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5.可怜的时间跟踪

让我们现实一点,没有人喜欢追踪他们的团队的计费时间,同样,没有人喜欢追踪他们的计费时间,如果这很难做到的话。

如果人们没有正确记录自己的时间会发生什么?你猜对了!这导致了一个巨大的资源管理问题。人们可能认为他们有更多的时间来完成他们的工作,或者在另一方面,有些人可能没有足够的盘子,而另一个人完全在水下。这就是为什么在交付客户工作时,跟踪你的时间是如此重要——如果你经常错过截止日期,表现不佳,这可能只是因为没有足够的时间来完成工作。

了解花费了多少时间和在哪里是管理项目和计费小时的关键。了解员工在每个项目上投入的时间也意味着你可以更好地了解团队的能力,并确保员工避免过度劳累。

这就是实现时间跟踪系统可以让你的生活变得更容易的地方。一旦你有了一个合适的工具,你就不会回头看你用来记录时间的旧方法了!

提高团队时间跟踪的技巧

  • 解释时间跟踪的价值。确保你团队中的每个人都明白时间跟踪对于你的商业目标的重要性。一个明显的附加价值是它使计费变得轻而易举。当您可以根据团队记录的时间生成逐项发票时,您就可以快速查看在任何给定项目上还剩下多少预算。这对资源经理、项目经理和团队成员都是双必威最新版下载赢的。

  • 沟通计费和非计费工时。确保你的团队清楚什么是计费工时,什么不是。这将防止整个团队的混乱,也将有助于消除时间跟踪的神秘性,这是让每个人都开始做这件事的正确方向。

  • 选择一个适合你团队的时间跟踪工具。坚持下去!一个人不应该用不同的电子表格来记录他们的时间,而另一个人则使用更复杂的工具。让每个人都使用一个工具,这样你就可以在整个团队中有一个统一的时间分配图。

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找到管理你的资源的最佳方法可能是棘手的,所以花点时间为你的业务研究最佳解必威最新版下载决方案。选择使用资源管理解决方案,可以让您专注于重要的事情,比如您的团队和客户!

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这些绝不是当今企业所面临的唯一资源管理问题,但我们希望能够分享一些解决这些常见问题的有价值的建议。至少,在读完这篇文章后,你应该放心,你不是一个人!

资源管理问题在每个行业中都会出现,但是作为交付客户工作的团队,解决这些问题是非常必要的,这样您就可以建立一个更高效、更有组织、更有利可图的业务。