对于任何参与项目管理的人来说,资源管理都是一项betway网址需要学习的关键技能。它是你如何确保你有正确的资源来完成项目——但更重要的是,它是你如何确保这些资源不会在项目必威最新版下载过程中浪费掉。

因为资源管理与生产力和项目成功紧密相关,帮助您和您的团队按时并在预算内交付项目,所以资源管理也可以被视为您的风险管理策略的一部分。

但到底是什么资源管理?您可以采用哪些技术来有效地管理资源?必威最新版下载我们将在本指南中回答这些问题。

什么是资源管理?

必威最新版下载资源包括组织完成项目或任务所需的任何东西。不仅要考虑物理供应,还要考虑团队成员技能集、软件采用、所需时间等。

资源管理就是如何计划、管理和预算这些资源。必威最新版下载它包括预测你需要为即将到来的任务和项目花费多少,以便你能在指定的预算内按时完成任务。

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运营与战略资源管理

业务资源管理和战略资源管理在概念上是相似的,但在时间范围上是不同的。战略资源管理包括高层次的规划——你在未来几年可能需要的资源。必威最新版下载运营资源管理关注短期,比如完成即将到来的项目所需要的东西。

运营资源管理

  • 运营资源管理深入研究细节,比如所需的物资、团队现在需要的技能,或者完成项目的预计时间。

  • 它将帮助您建立一个准确的项目预算。

  • 它还可以帮助你为即将到来的项目制定截止日期。

战略资源管理

  • 战略资源管理是针对未来的,比如随着趋势或业务目标的变化,对未来可能需要的技能进行规划。

  • 与指定预算或时间框架不同,这种类型的资源管理帮助组织保持最新和竞争力。

为什么资源管理如此重要?

资源管理是至关重要的,正如购物清单对每周的晚餐准备是至关重要的一样。如果你购物时没有清单,你一定会忘记一些东西——当你发现自己深夜冲到街角的商店为你忘记的食材支付溢价时,这将导致大量的时间和金钱浪费。

想象一下,在整个项目的过程中,这种情况在更大的范围内发生。简单地说,在整个项目生命周期中,管理好资源可以保持事情必威最新版下载的流线型。这一切都是关于你需要在预算内按时完成工作的一切。

当资源短缺发生时,瓶颈就形成了,这可能导致错过截止日期和预算膨胀。但是如果你已经计划好了你需要的一切——从人员和技能到供应和设施——那么你的项目应该顺利地从一个任务或阶段过渡到下一个阶段。

为什么优化你的资源对你的公司博客的成功至必威最新版下载关重要

实践资源管理的主要好处是什么?

一般来说,资源(包括时间、预算、软件必威最新版下载、硬件、设施等)可以分为三类:材料、人员和成本。而资源管理可以简化项目工作流程在很多方面来改善一个项目的各个方面,人的部分是等式中获得最大利益的部分。我们将在下面展示其中的一些好处。

好处1:它可以防止整个团队精疲力竭

你团队里的每个人都不只是一个数字。它们都是帮助您交付项目的基本资产。资源管理的一部分是合理地管理他们的时间,我们的意思不是事无巨细地管理他们

相反,这一切都是为了确保每个人的工作量是平衡的,这样他们就会高效而不超负荷。当你发现分配过度时,是时候调整工作负载,防止过度劳累了。精疲力竭也是一种令人惊讶的普遍现象。根据Indeed最近的一项研究,超过一半(52%)的受访者在2021年经历过职业倦怠

当你能提供切实可行的时间表时,你会发现:

你的团队会更快乐,更有效率,压力更小。

每个人的日程表都是平均分配的,这样每个人都能达到最大的生产力(在其他团队成员等待轮到自己的时候,没有人工作得太辛苦)。

项目经理可以更容易地跟踪时间表,填补空白,而不会增加其他人的时间表。

这并不是说你应该总是填补团队成员时间表上的空白。实际上,最好是确保每个人都至少有一个自由空间。有时涉众会要求更改,或者不可预见的问题会造成延迟。当你很好地管理资源——包括人力资源——团队必威最新版下载成员应该能够把这些事情安排到他们的时间表中,而不会对他们的生活造成太大的干扰。

好处2:它帮助您预测问题

100%预测潜在的问题是不可能的。如果我们能做到这一点,就不会有任何问题了!

然而,它有可能预见到潜在的问题并为此做好准备。

考虑可能发生的事情,或者在过去的项目中已经发生的事情,以此作为未来项目可能发生的指示。是否曾因为网络或服务器故障而有一天一事无成?有时因为团队成员生病,任务无法完成。有时,他们甚至辞职。

资源管理使处理这些问题变得更容易。这是因为资源分配的一部分应该用于创造应急措施,以防出现问题。或者,分配缓冲时间,这样你和你的团队就有喘息的空间来赶进度,赶截止日期,而不会因此而失眠。

资源规划还可以将成本与预算进行比较,以便在项目开始前预测成本。如果你有5000美元的预算,而工程师每小时的成本是100美元,那么你可以预测你需要将工程师的工作时间控制在50小时以下(实际上甚至更少,因为他们不是你唯一的项目支出)。

好处3:它帮助你利用正确的技能

我们很容易查看一个大的日历,并决定既然团队中的大多数人都有空,这意味着你必须有能力承担另一个项目。这种决策也是糟糕的资源规划的标志。

正确的做法意味着分析每个人的技能,然后根据当前可用的技能做出决定。例如,如果工程团队目前处于最大容量,并且新项目需要从一些初步工程开始,那么事实是您拥有可用的资源来启必威最新版下载动新项目。

资源管理还可以帮助您在所有技能集之间平衡工作负载。想象一下那个假设的工程团队,他们正在为项目的第一步努力工作。现在问问自己:在这种情况下,当工程师开始工作时,图形设计师在做什么?营销人员呢?

如果这个问题的答案是,“嗯,他们只是在等待来自工程师的信息”,那么资源就没有得到应有的管理。必威最新版下载

即使团队的一些成员需要从团队的其他成员那里获得信息来完成他们的一些任务,在他们等待的时候,几乎总是有任务要开始。例如,营销人员可以进行市场调查或开发买家角色。虽然平面设计师可能还不能做页面或UI设计,但他们仍然可以开始收集图像资产或开发徽标和其他品牌图像文件,以供以后使用。

管理好资源不仅意味必威最新版下载着分配资源,还意味着仔细地安排资源,以便团队中的专家或专门小组在项目的特定阶段不会感到负担过重。

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好处4:它为所有人创造了透明度

资源管理使您的资源保持有组织且易于查看,从而创建了透明度——而必威最新版下载透明度是关键的,原因有几个。对于团队领导和项目经理来说,透明度意味着他们将深入了解资源、资产、任务等,这为他们提供了项目优化和有效管理所需的工具。必威最新版下载

对于团队成员来说,透明度有助于时间跟踪和安排。个体可以看到单个任务在管道中的位置,以判断这些任务将在什么时候进入下一个完成阶段。

其他团队也重视透明度,因为这有助于他们评估团队的带宽。在按专业划分团队的大型组织中,这可以让其他团队知道您的团队何时可以将他们的技能用于新项目。

然后是利益相关者。透明度使他们能够监视进展,进而使他们能够及时通知需要做出的更改或团队可能需要考虑的其他项目。

好处#5:它使早期和准时的项目交付成为可能

当你开始着手时,有效的资源管理是每个项目的支柱。正如你在上面列出的好处中所看到的,它帮助您制定项目计划资源分配,甚至预测潜在的问题,以便提前做好准备。它还有助于项目保持组织性。

所有这些都意味着你可以按时甚至提前交货。

更好的是,你甚至可以用更少的计费时间和更少的资源来生产可交付的产品。必威最新版下载这就是效率的力量。良好地管理资源可以必威最新版下载使您的团队像一台运转良好的机器一样运行,这可以使您的团队满足甚至超过项目时间线。

案例研究:真理报传媒集团

到目前为止,资源管理的一些好处已经很容易看到了——但你可以通过研究一家机构如何抛弃电子表格和电子邮件线程,转而采用高效得多的实时资源管理策略,来了解更清楚的情况。我们说的是B2B数字营销机构真理报传媒集团。

电子表格、电子邮件追踪、状态会议:这是《真心报》的老方法,它造成了很多问题,因为它是一种分散的、耗时的方法。更糟糕的是,团队成员发现不可能就每个项目进行清楚的沟通,也不可能看到每个人都在做什么。

为了解决这个问题,《真理报》投资了必威登录页面用于资源管理。

结果是昼夜的差别。Pravda的首席执行官Kfir Pravda报告说,团队现在用甘特图来安排项目,以便在使用时跟踪任务必威登录页面团队合作笔记本功能保存和跟踪计划和会议记录。过滤器通过跟踪资源分配、潜在瓶颈和预算预测来帮助分析项目运行状况,帮助确保项目保持正常。

《真理报》说:“现在我能够进行我所谓的‘主动指导’,因为我对任务和进展都是透明的,我能够介入并指导他们从与客户互动到排除故障的所有事情。”我们没有浪费时间寻找信息,或试图找出下一步,或获取他人工作的状态报告。现在我们将100%团结一致,全力工作,朝着一个明确的目标前进。”

明白我们的意思了吗?通过管理资源,Pravd必威最新版下载a知道团队成员的时间表何时被超额预定,他们也知道项目何时会延期。这就是实时跟踪和监视资源的力量。必威最新版下载

3个提高生产力的资源管理技巧

资源管理是跟踪项目指标和预测问题的强大方法。但是,您可以使用哪些具体的技术来实现资源管理呢?我们将在下面讨论这个问题。

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为了分配资源,你需要能够必威最新版下载深入研究数字。从您的资源分配报告开始,以鸟瞰人们在哪里工作,他们的日程安排有多满,以及哪些项目需要重新评估资源。必威最新版下载

现在,想象一下,你正在为一个客户做一个项目,它快要完成了。该团队进度落后了,距离软件的第一次测试只有两天时间了。查看项目进度表,您可以看到致力于发布的两个软件设计人员实际上需要整整三天的时间来准备软件测试。

现在怎么办呢?

既然您不能在软件设计人员的时间表上增加更多的内容,那么您就需要搜索您的团队的可用性,看看是否有其他人拥有合适的技能,可以放弃当前的任务来做紧急的任务——这是一个糟糕的地方,因为这意味着您没有可用的资源,您不得不冒着偏离另一个任务或项目的风险来处理这个任务。必威最新版下载

当你分配资源时,在每个人的时间表中加入缓冲。必威最新版下载如果每个人的日程表都有缓冲,你就可以在这些问题破坏项目之前解决它们。当任务延迟或其他事情发生时,比如当客户要求额外功能时,这给了每个人喘息的空间。

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升级你未使用的资源♀️必威最新版下载

betway网址项目管理是一种持续的杂耍行为,以确保每个人的时间表都有均衡的工作量。实际上,这说起来容易做起来难。至少有一些未被充分利用的资源是正常的——但你不希望它走得太远。必威最新版下载

一种叫做“资源均衡”的技术是解决这个问题的一种方法。

资源均衡很简单。从搜索团队中未充分利用的资源开始。必威最新版下载要验证这些资源实际上没有得到充分利用,请检必威最新版下载查它们没有:

  • 处理其他任务

  • 休假或请病假

  • 睡着了(因为他们在另一个时区)

如果以上任何一条都不适用,那肯定表明这些团队成员没有充分利用他们日历上的时间——是时候把这些日历填满了。

接下来,考虑每个没有充分利用时间的团队成员的技能集,并评估为什么这些技能集没有被使用。例如,假设您的团队中有一名平面设计师。也许他们的日程安排很紧凑,因为目前几乎没有图形化的工作要做——他们在等待其他人完成任务后才能开始下一批图形化工作。

在这种情况下,平面设计师还能做些什么呢?他们是否能够创造营销内容或开始培养不同的技能,如产品推广?

如果有可能的话,给他们分配一些任务,比如写博客或者为新产品和服务集思广益。这解决了两个问题:你的未充分利用的团队成员将充分利用他们的时间表,同时培养新的技能,你不必雇佣更多的员工来处理头脑风暴或博客写作。

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跟踪每个预算

保持预算是项目管理中最困难的部分之一betway网址这些统计数据强调问题:

  • 70%的项目都失败了。

  • 百分之五十五的项目经理说预算超支是项目失败的原因。

哎哟,对吧?

这就是为什么预算管理是资源管理中如此重要的一部分——而且预算管理有自己的一套可以跟踪的组件。您需要通过估计完成项目需要多少人来预测资源利用率,您需要控制项目范围,您需要预测(或解释)不可预见的问题和风险。

幸运的是,团队合作为您提供必威登录页面了一个资源管理工具包,使您可以更好地管理预算,将其作为整体资源管理计划的一部分。使用它来创建预算基于:

  • 计费时间

  • 非账单的时间

  • 宣传时间

  • 未开票时间

在项目开始后,每当团队成员记录在该项目上的工作时间时,团队会根据该团队成员的费率自动从正确的预算中扣除该时间。必威登录页面然后,通过Teamwork的必威登录页面仪表板,您可以检查项目预算的运行状况,查看您为项目估计的时间以及到目前为止已经使用了多少时间。

这为您提供了一种更好的方法来分析项目的盈利能力,因为您对团队的可计费时间有了一个简化的视图——有了这些信息,您可以优先考虑高价值的客户。它还提供了透明度,这意味着您将更好地进行资源预测。这使您能够为未来的项目准确地创建建议、时间表和成本预测。

在资源管理工具中寻找什么

既然我们已经介绍了基础知识,现在是时候考虑资源管理工具需要什么了。的正确的软件应该提供一个关键功能的混合,我们将在下面深入讨论。

提供实时数据和见解

实时数据和洞察至关重要。这些数据不仅可以帮助您随时掌握资源可用性,还可以帮助您发现趋势,从而指出未来可能出现的潜在瓶颈或问题。

支持无缝资源调度

资源管理软件不仅应该提供跟踪每个项目资源的工具,还应该提供安排和分配资源的工具。当您可以在一个空间中更新预算、安排任务等时,您可以减少工作量,增加透明度,并保持一切有条理。

提供组织范围的可见性

组织范围内的可见性是至关重要的,当你在多个项目之间平衡资必威最新版下载源.您需要能够评估每个团队成员的可用性,无论他们目前正在从事什么项目,这样您就可以根据需要进行分配。正确的工作负载计划工具将让您看到所有项目的可用性——并处理每个项目的调度、预算管理和其他关键指标。

与其他常用工具集成

电子表格仍然是您资源管理过程的一部分吗?其他的软件套件呢?可能的情况是,无论您使用什么资源管理工具,您仍然会使用其他类型的软件来深入研究预算、可计费小时和其他数字。为此,您选择的资源管理工具应该提供计划使用的所有应用程序的集成。

准备好实施更好的资源管理了吗?

那么团队合必威登录页面作就有了你所需要的。我们是一个功能齐全、易于配置的应用程序,可以让您自动化流程和工作流,同时将项目数据集中在一个地方——包括有效管理资源所需的数据。必威最新版下载

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