如果你在一家机构工作或做任何客户的工作,你的世界很可能围绕着你的收件箱。但当你的世界完全围绕着……混乱的?

进入收件箱过载。

事实上,更有可能的是,大多数早上,你甚至都不想“进入”你的收件箱,因为害怕你可能会发现什么,或落后!

玩笑归玩笑,它要认真对待。当你的收件箱被塞满时,它会影响你的生产力、效率和幸福感。作为Merlin Mann生产力专家,著有收件箱零“收件箱零”中的“零”不仅仅指你收件箱里的邮件数量。这也是一个员工的大脑在收件箱里的时间。”

如果你的大脑大部分时间都在收件箱里,那么你并不孤单!一个2021年的研究研究发现,工作沟通(电子邮件或Slack)是远程工作者最容易分心的事情。更令人震惊的是,22%的远程工作者想要离开他们的工作,仅仅是因为他们收到了大量的电子邮件。

尽管如此,随着越来越多的企业转向混合或远程工作模式,工作通信在短时间内不会消失。根据Mann的说法,您需要的是一个用于管理消息的系统。

到此为止,我们已经总结完毕我们最喜欢的八种机构认可的解决收件箱过载的方法.我们的目标吗?为了激励你采用一种方法,把你的收件箱变成一个存放有意义的信息的地方,让不断的杂乱消失:

1.按优先级回复邮件

并不是你收到的每一封邮件都需要尽快回复。那么,当你有99个问题,而且几乎所有的问题都是从你的收件箱开始的时候,你该如何决定从哪里开始呢?优先考虑,通过筛选。根据哈佛商业评论在美国,你收到的任何邮件都应该归为三类:删除、回复或存档。

  • 删除那些你不需要回复的邮件。也许你是作为一项任务的参考资料被复制的,或者你收到了时事通讯、邀请、垃圾邮件等等。一旦你得到它们,就扫描、访问和删除。

  • 回应马上转到时间紧迫的邮件。也许是一个客户在找一个电话,一个小时后要开会,或者是一个需要立即帮助的直接报告。在这里,你也可以优先考虑那些快速的,只需要几分钟和/或几句话的回复。

  • 文件.如果一封邮件需要查看某件事,找到一个文件或一个更深思熟虑的回复,把它打上星号或让它休眠(Gmail内置的功能),直到你能处理它。这样一来,在你有时间之前,它就不会出现在你的即时任务清单上。

2.让电子邮件远离视线和思想

与其把邮件归档到大脑中稍后回复,不如把它们归档到收件箱中!了解特定电子邮件客户端的组织功能。例如,如果您使用Gmail,则可以访问文件夹和标签,这样你就可以把信息整理到正确的地方。如果你的收件箱里有这些功能或类似的功能,用它们来清楚地识别每封邮件需要做什么处理。

一种由生产力专家推广的方法杰夫·苏,是为:后续、等待和通读创建文件夹。为了更进一步,如果您有多个客户端帐户,您可以为每个客户端创建一个文件夹,并使用标签为每个客户端标识下一步操作。无论哪种方式最适合你,游戏的名称都是将邮件从即时收件箱中取出,这样它们就不会持续分散你的注意力。

3.挤出时间查看邮件

你有同时处理多项任务的能力吗?可能在现有的每一份工作的职位描述中都有,但它真的有多大帮助呢?研究甚至表明,当我们在不同的任务之间切换时,我们可能会失去和40%我们的生产力。然而,一天中有多少次邮件突然弹出,你会立刻放下所有的事情,投入到工作中去?

相反,一整天都花时间查看你的收件箱。可能是早上、下午和下午晚些时候。如果你害怕错过重要的客户邮件,为这些邮件设置自定义通知,然后再睡!安排处理邮件的时间可以让你在最适合自己的时候回复邮件,从而在收件箱之外获得更高的生产力和效率。应用程序等回飞棒允许您发送电子邮件,并让它们重新出现准备跳入,而Gmail用小睡特性。

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4.为你的回应创建模板

让我们面对现实吧。对于你每天使用的电子邮件,有一些标准的回复方式。当时间是最重要的,为什么要花宝贵的时间打出你的首选回复,又一次?无论是一封介绍邮件还是发给某人一份文档,解决方案都很简单——模板!我们在很多日常工作流程中使用模板,但很少在电子邮件中使用模板。我们建议创建一个标准的电子邮件回复模板库,以便在需要的时候随时复制和粘贴。例如Gmail,有一个模板功能这让你可以为最常见的回答储存模板。也许可以根据需要多花一分钟来个性化它们,然后就可以开始了!

5.回复邮件时要简洁明了

当你专门留出时间来处理你的收件箱时,就更容易做到这一点(并且忽略其他通知和通信!)你更有可能有一个新鲜的头脑,没有干扰,这将给你空间,你需要创造清晰,详细的信息。毕竟,我们都可以从减少来回的电子邮件交流中受益。

说到专注,试着让你的邮件保持清晰和简洁。我们最喜欢的让邮件简洁扼要的方法之一就是效仿军方的做法(是的,你没看错),使用缩写BLUF记在心里,也就是"底线在前面"如果是BLUF,请在邮件开头说明原因,并在末尾附上行动呼吁。这样,读者就会立即知道如何处理邮件(如果他们需要的话),或者他们是否可以简单地通读并归档。更好的做法是,把邮件的目的写在标题行里,不管它是“需要行动,需要信息”等等。

6.点击退订

你可能订阅了一大堆你根本不需要(或不想)读的通讯,这对你来说不应该是新闻!无论是工作还是个人,你根本不需要这些杂乱的东西。看看你订阅了哪些时事通讯,挑出三到五份你看得最多的,把其余的都扔到一边去。这样的工具展开。我专门用来清除烦人的订阅邮件。它会显示你订阅的所有时事通讯,帮助你退订,并将剩下的合并到一个单一的每日电子邮件。问题解决了!

如果你收到的所有通讯都对你很重要,而且你真的能从中受益,考虑把它们转到自己的收件箱或文件夹中。如果你要使用文件夹,那么一定要限制这些,因为决定把数百封邮件放入哪个文件夹可能和阅读邮件本身一样耗时!

7.把谈话从你的收件箱中移走

如果你把电子邮件当作待办事项清单,那你就做错了。事实上,我们已经构建了工具

特别是管理你所有的任务和工作。作为团betway网址队的项目管理专家,我们总是推荐使用端到端项目管理平台(比如必威登录页面必威体育app手机版必威登录页面!)来保持你的任务、项目和沟通有条不紊。轻松地将工作分配给特定的人,留下评论,并在一个地方更新项目的状态,而不是发送包含所有更新的冗长电子邮件。

能够识别哪些任务需要用电子邮件也很重要。花点时间问问自己,某项任务是否值得发邮件。如果任何特定的沟通需要大量的来回,帮你自己和收件人一个忙,安排一个电话在一个快速会议中解决所有问题,而不是花整整一周的时间来来回回发邮件。或者如果一个问题非常小,利用直接通讯工具,让你的问题或请求迅速得到答复。说到这个话题,我们有没有提到过机构喜欢使用必威登录页面团队精神聊天的吗?

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8.不要只把清理(收件箱)留到春天

不知道从哪里开始?我们喜欢干净的白板!如果你的收件箱里有数百封甚至数千封邮件,你可以按照我们上面分享的建议把它们归档,或者(更可能的情况是)你的目标是一开始就把它们清理干净明天.要做到这一点,你可以存档旧邮件可以让你在视觉上看不见,也不去想它们,并储存起来以备将来需要时参考。一旦你这样做了,就制定一个检查邮件的流程,并坚持下去。如果你不赶时髦,没有足够的时间来整理和整理每一天的工作,也许你可以每隔一天或在周末开始一周的工作。

无论哪种方法最有效地清理你的收件箱,只要最终结果是你的收件箱很少或没有过载,你怎么去那里都不重要。到达并保持在正轨上是成为#inboxzerotohero最重要的部分!